Qué es y cómo comenzar un tablero kanban

Con el regreso a clases también regresan las múltiples tareas con fechas de entrega próximas. De tantas tareas que tienes decides que se las dividirán entre todos los miembros del equipo, para así avanzar más rápido; sin embargo, de tantas cosas por hacer ya no sabes quién está haciendo qué tarea, cuáles faltan por realizarse y cuántas ya se han terminado. Pero, no hay de que preocuparte, ya que los tableros kanban te pueden ayudar a tener un mejor control de las tareas realizadas y por realizar tanto de forma grupal como personal.

Los tableros kanban son una herramienta para poder visualizar las tareas pendientes, las que se encuentran en proceso de realización y por último, aquellas que han sido completadas, ayudándote a tener una mejor organización, aumentando tu productividad y eficiencia. Los tableros kanban suelen ser físicos, usando un tablero de corcho o pizarrón, aunque en la actualidad también existen alternativas digitales.

Kanban significa “tarjeta visual” en japonés, y fue desarrollada por el ingeniero Taiichi Ohno en la empresa automovilística Toyota a finales de los años 40 con el objetivo de pasar de una producción en masa (producir sin la certeza de que las personas lo compren) a una producción “just in time” o bien “justo a tiempo” donde se produciría con respecto a la demanda del consumidor, minimizando los desperdicios y por lo tanto, los gastos. Con el paso de los años este método fue acuñado por distintos sectores, principalmente en la industria de software y ahora incluso lo puedes aplicar a tu vida personal y escolar.

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Cómo funciona el tablero kanban

Los tableros kanban normalmente consisten entre 3 o 4 columnas (dependiendo para qué se usen) donde en cada una de las columnas se ponen los títulos como pendientes, las cosas que te encuentras haciendo en ese momento y por último las actividades que has completado con éxito. Cada una de las tareas es representado por un kanban, o bien, por una tarjeta visual, en la cual pones ese tarea que debes realizar, y esta tarjeta va avanzando horizontalmente, de izquierda a derecha, por todas las columnas hasta llegar a la de tareas terminadas.

Cómo comenzar un tablero kanban

Bueno, ya mucho contexto, ahora aprenderemos a usar esos famosos tableros kanban con el objetivo de que puedas organizar a tu equipo (o a ti mismo) mucho mejor, distribuyendo las tareas y cargas de trabajo de manera equitativa y teniendo un mejor control del flujo de todas las actividades.

Materiales

Los materiales son súper sencillos, y estos dependen de si quieres hacerlo físico o digital. Si lo quieres hacer físico lo único que necesitas es:

• Un corcho o pizarra (si no llegaras a tener ninguno de estos puedes usar una pared)

• Cinta de un color diferente a la superficie que uses (en caso de que no uses un corcho o pizarrón)

• Plumones

• Notas adhesivas de diferentes colores

De lo contrario, si decides hacer tu tablero kanban digital, lo único que necesitas es tu computadora o celular y una aplicación como Notion o Asana.

Nota: En este post me centraré en cómo hacer un tablero kanban físico, sin embargo, si te interesa hacerlo digital, regresa la siguiente semana que te traeré una plantilla para usar los tableros kanban en Notion!

Paso 1. Divide tu tablero

Si decidiste que tu tablero kanban lo harás en una pared o en un corcho, empieza por poner la cinta de tal forma que quede con las divisiones que lleva un tablero kanban, algo como esto:

Paso 2. Pon los títulos

Lo más probable es que con este tablero kanban quieras tener el seguimiento de las tareas de tu equipo o las tuyas, es por ello que no necesitas tantas columnas en tu tablero y tampoco necesitas que tus títulos sean tan sofisticados. Lo que yo te recomiendo es que tengas 4 columnas, con los siguientes títulos:

Pendientes: estas son todas aquellas tareas o actividades que debes realizar y de las cuales quieres llevar el seguimiento.

Prioridades: en esta columna pondrás todas aquellas tareas que estaban dentro de la lista de pendientes y que son a las que debes de prestar atención primero.

En progreso: aquí irán aquellas tareas que estés haciendo (o en dado caso, las que se encuentre haciendo tu equipo). Si estás haciendo un tablero kanban con todo tu equipo, será normal que encuentres muchas tareas en progreso, sin embargo si es para llevar un control personal, lo mejor es ir haciendo una tarea a la vez en lugar de saturarte.

Terminado: por último, en esta columna irán todas aquellas tareas que hayas completado con éxito.

De lo contrario, si decides hacerlo en un pizarrón puedes hacer las divisiones con plumón o gis.

Paso 3. Define las categorías

Aquí es donde entran en juego las notas adhesivas de diferentes colores, donde cada color representa tareas de una misma categoría. Puedes definir las categorías dependiendo de tus necesidades, puede ser que cada color sea una materia diferente de la escuela, o que un color sea para todo lo relacionado con la escuela, otro color para las tareas de la casa, etc. Si no tienes notas de diferentes colores, en una misma tarjeta puedes poner la actividad a realizar, la categoría a la que pertenece y la fecha de entrega, en caso de aplicar.

Paso 4. ¡Comienza a usarlo!

Ahora que ya tienes tu tablero y has definido las diferentes categorías que se abarcarán, ya puedes comenzar a usarlo. Comienza a escribir todos los pendientes que tengas y ponlos en la columna de pendientes. Posteriormente escoge esas tareas las cuales necesitan ser priorizadas ya sea por su complejidad o tal vez porque su fecha de entrega es más próxima, estas las puedes mover a la columna de prioridades. Luego, escoge una tarea en la cual vayas a trabajar y pásala a la columna de “En progreso”, y, una vez terminada, puedes pasar esta tarjeta a la última columna, y comenzar a trabajar en la siguiente tarea de la columna de prioridades.

Consejos

No tengas muchos pendientes en la columna "En progreso"

Si estas trabajando en equipo, lo más probable es que tengas muchas tareas en la columna de “En progreso”, ya que varias personas estarán trabajando en una tarea en específico. Sin embargo, si el tablero kanban únicamente refleja las actividades que tú estás realizando, es mejor trabajar en una sola tarea hasta terminarla por completo antes de pasar a la siguiente, ya que el hacer multitasking únicamente te atrasará o hará que hagas mal tus tareas.

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Prioriza tus tareas

Una de las razones por las cuales se agrega la columna de “Prioridades” es porque muchas veces no sabemos ni con qué empezar porque pensamos que todas las tareas son igual de importantes, es por ello que escoger unas cuantas tareas de nuestra lista nos ayudará a saber por dónde comenzar a atacar todos nuestros pendientes. Como te he mencionado a lo largo del post, puedes priorizarlas de acuerdo a qué tan difícil es la tarea, o bien, por la fecha de entrega.

Delega tareas

Si estás trabajando en equipo, el tablero kanban te ayudará a tener de forma más visual las tareas que se están realizando, y quién está haciendo cada una, siendo mucho más fácil repartir las cargas de trabajo para que estas sean equitativas y todos trabajen por igual.

Ayuda a los demás

Este consejo también es para aquellos que usen el tablero kanban para organizar sus tareas grupales. Como se ha mencionado, el tablero kanban es bastante visual, donde también podrás ver los cuellos de botella, o bien, esas actividades que están causando problemas, posiblemente porque está tomando más tiempo de lo normal realizarse por su complejidad o por la falta de personas trabajando en ello. En este caso, si ya has terminado con lo que te corresponde hacer, puedes ayudar a ese otro miembro del equipo que se encuentra en problemas, y terminar con éxito dicha actividad en un menor tiempo.

Este método de organización te podrá ayudar enormemente a poder organizarte tanto tú como tu equipo entero al momento de hacer tareas, ya que podrás ver cómo van fluyendo las tareas y es mucho más fácil ver en qué tareas se requiere más apoyo. Me encanta la versatilidad, ya que lo puedes usar en empresas tan grandes como en Toyota, pero también lo puedes adaptar a otras industrias o incluso, como se ha visto en este post, a tu vida diaria, y lo mejor, es que lo puedes llevar a todos lados en la palma de tu mano, ya sea en tu bullet journal de forma física, o digital en aplicaciones móviles como Notion.